Opowiem Ci dzisiaj o prawie Pareta (zasada 80/20) oraz prawie Parkinsona. Te dwa prawa sprawią, że Twoje życie stanie się prostsze. Wyeliminujesz to co niepotrzebne i zyskasz kilka dodatkowych godzin. Ponadto szybciej uporasz się z zadaniami, tym samym uwalniając kolejne zasoby czasu.
Prawo Pareta lub zasada 80/20
Włoski ekonomista Vilfredo Pareto, badając podział dobrobytu w społeczeństwie, zauważył, że 20% ludzi posiada 80% wszystkich bogactw. Było to ciekawe spostrzeżenie. Jednak najlepsze miało dopiero nadejść. Później okazało się, że proporcje 80/20 (czasem 90/10 lub 95/5) dotyczą wszystkich innych zjawisk!
20% czytelników czyta 80% książek
20% klientów generuje 80% zysku
20% ubrań nosimy przez 80% czasu
20% uczniów sprawia 80% problemów
20% produktów spożywamy przez 80% życia
Ogólnie możemy uznać, że 20% działań generuje 80% rezultatów. Zawsze możemy wyznaczyć jakąś mniejszość, która odpowiada za większość wyników.
Co to oznacza? Mając do wykonania 10 zadań, 2 z nich będą ważniejsze niż 8 pozostałych. 2 z nich będą odpowiedzialne za 80% ogólnego wyniku. Co więcej, wykonanie każdego z tych 10 zadań może zająć tyle samo czasu.
Często ulegamy złudzeniu, że wszystkie zadania są tak samo ważne. Jednak to nieprawda. Zawsze można wyróżnić zadanie, które w największym stopniu wpływa na całokształt. I właśnie na nim powinniśmy się skupić. Dzięki temu zwiększymy naszą efektywność. Wykorzystując zasadę 80/20 nie tylko możemy osiągać lepsze wyniki w krótszym czasie, ale także uwolnić się od niepotrzebnych pożeraczy czasu.
Ludzie nie mogą się wyrobić ze wszystkim, co mają do zrobienia. Jednak co tu się dziwić, skoro na ich liście zadań jest przeczytanie gazety lub obejrzenie serialu w telewizji. Te zadania składają się na zbędną większość. To te 80% czynności, które można pominąć. Nie ma co czytać gazety, jeśli nie skończyłeś najważniejszego zadania. Jeśli chcesz iść do przodu – celuj w dziesiątkę, czyli w to co najbardziej wartościowe. NIGDY nie będziesz miał czasu na wszytko, ale ZAWSZE będziesz miał czas na rzeczy najważniejsze. Dlatego koncentruj się na kluczowych 20% zadań.
Wiesz nad czym jeszcze powinieneś się zastanowić?
Które 20% źródeł sprawia Ci 80% problemów?
Które 20% źródeł sprawia Ci 80% radości?
Jeśli odpowiesz sobie na te pytania, będziesz wiedzieć czego masz unikać i do czego dążyć. Jeśli np. jedna osoba powoduje, że jesteś przez cały dzień zdenerwowany – to może warto się od niej uwolnić? Jeśli jedna wizyta w saunie poprawia Ci nastrój na 3 dni – to może częściej z niej korzystać? Usuwaj to, co odpowiada za większość Twoich zmartwień i powielaj to co daje Ci najwięcej radości.
A co z pozostałymi 20%?
Gdy już wykonamy 80% pracy w bardzo krótkim czasie – to co z ostatnimi 20%? Zostawić? Dokończyć? Z doświadczenia wiem, że wykonanie czegoś w 80% jest na tyle wystarczające, że można uznać to za skończone. Dlaczego? Ponieważ później okazuje się, że pozostałe 20% niewiele by zmieniło, a wymagałoby dużo więcej pracy.
Oczywiście czasem trafi się coś, co wykończone w 100%, przyniosłoby dużo lepsze wyniki. Ale wiesz co? Potem okazuje się, że to tylko 20% takich spraw. Na to też jest rozwiązanie. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dopracować je po fakcie. Te 20% projektów przeważnie można później doszlifować. Plusem jest wtedy to, że mamy pewność, co do wagi danego zadania.
Innymi słowy, robimy wszystko na 80%, a potem dopracowujemy tylko 20% zadań na 100%. Dzięki temu, to co ważne – zostanie skończone, a co nieważne – pozostanie na zadowalającym poziomie.
Rzecz jasna niektóre prace, tak czy siak, wymagają wykonania 100% pracy i wtedy trzeba poświęcić 100% czasu. Lekarz wykonujący operację lepiej, aby ją sfinalizował w całości. Ale są takie, które nie wymagają aż takiego nakładu. Po prostu można je wcześniej zaakceptować. Wystarcza, że są wykonane w 80% i jest OK.
Możesz poświęcić 10 min na skoszenie 80% trawnika i następnie:
1. spędzić 1h na koszeniu wszystkich trudno dostępnych 20%
2. uznać, że miejsca pod grill jest w sam raz i odstawić kosiarkę
Wszytko zależy od tego, czy te 80% Cię zadowala.
Ale co z perfekcją?
Jeśli jesteś perfekcjonistą to masz utrudnienie. Musisz wiedzieć, że doszlifowanie ostatnich 20%, czyli zapięcie wszystkiego na ostatni guzik, wymaga 80% pracy. Ostatnie 20% szczegółów pożre 80% dotychczasowej energii. Zastanów się, czy rzeczywiście musisz być idealny? Czy Twój angielski musi być w 100% perfekcyjny, skoro aby się go nauczyć w 80% potrzeba 6 miesięcy, a w 100% to nawet całe życie nie wystarczy? Ostatnie 20% zawsze zajmuje najwięcej czasu, a przeważnie jest niemożliwe osiągnięcie poziomu 100%.
Niech perfekcjonizm nie pochłania Ci całego czasu. Zawsze coś można później poprawić. Nic nie jest ostateczne. Jeśli popełnisz błąd, przynajmniej będziesz wiedział, że go popełniłeś – a jeśli zaharujesz się, aby uniknąć błędu – nigdy nie dowiesz się co jest naprawdę istotne. Nie wszystko jest tak samo ważne! Pozwól sobie na małe wpadki. Pozwól sobie na drobne niedociągnięcia i zyskuj czas na wielkie rzeczy!
Prawo Parkinsona
Ile razy zdarzyło Ci się w życiu tak, że miałeś tydzień na wykonanie jakiegoś zadania – a zabierałeś się za nie ostatniego dnia? To raczej powszechne zjawisko. Kiedyś sam postępowałem w ten nieefektywny sposób. Jeśli się dało, po prostu odkładałem niewygodne zadania na później. W rezultacie przez 6 dni nie zajmowałem się niczym konkretnym, a dopiero 7 dnia moja efektywność podskakiwała pod sufit. Nagle znalazł się czas, aby ukończyć zadanie. Nagle miałem siłę, aby siedzieć nawet w nocy. Tylko dlatego, bo ostateczny termin był tuż-tuż.
Prawo Parkinsona mówi, że bez względu na to, ile czasu mamy na zadanie, to i tak będziemy dążyli do wypełnienia 100% tego czasu. To znaczy, że mając na coś cały dzień, to będziemy to robili cały dzień. Jeśli mamy godzinę, to zrobimy to w godzinę. Godzinne zadanie można rozciągnąć do dwóch godzin, albo skrócić do 30 minut. Zależy jeszcze czy ktoś nam płaci za godziny…
Mając dużo czasu na zadanie zaczynamy grać na zwłokę. Pozwalamy sobie na inne rzeczy. Sprawdzamy pocztę, buszujemy w internecie, zajmujemy się bzdurami. Przecież mamy czas!
A gdy wskazówka zatacza ostatnie koło – liczą się priorytety. Nie ma czasu na głupoty, trzeba działać. Termin końcowy sprawia, że się mobilizujemy i dzięki temu pracujemy efektywniej. Stosując prawo Parkinsona zmuszasz się do skupienia na tym, co naprawdę ważne. Czyli na tym, co może mieć najpoważniejsze skutki i największy wpływ na naszą przyszłość.
Hybryda praw
Jeśli połączysz oba poznane dziś prawa – możesz stać się naprawdę efektywnym człowiekiem. Skup się tylko na 20% zadań odpowiedzialnych za 80% wyników i daj sobie krótki termin na ich wykonanie. A okaże się, że po kilku godzinach pracy osiągniesz więcej niż inni w tydzień.
Zauważ, że jeśli ociągasz się ze swoimi zadaniami, to są tylko 2 powody:
1. zadanie nie jest naprawdę ważne
2. dałeś sobie za dużo czasu na jego wykonanie
Dlatego przed podjęciem się czegokolwiek, upewnij się, że pracujesz nad priorytetem i masz mało czasu. Zawsze wyznaczaj sobie ramy czasowe. Jeśli uznasz, że potrzebujesz 3h daj sobie 2h. Nastawiaj sobie budzik, aby mieć świadomość, że zegar tyka. Przez ten czas rób wszytko, aby zdążyć przed końcowym terminem. Jeśli się uda – to świetnie, jeśli się nie uda – to i tak osiągniesz niesamowite wyniki.
Zmobilizuj się, skoncentruj na jednym najważniejszym celu i nie zwlekaj. Podejmij decyzję, że od teraz liczy się tylko Twój PRIORYTET – EKSPRES, czyli najważniejsze zadanie w najkrótszym czasie.
Rób mniej – osiągaj więcej!
Artur Wójtowicz
wizjoner.org
